Como Aceitar Cartões de Crédito em Pequenas Empresas

Os clientes esperam pagar com cartão de crédito quando contratam um empreiteiro ou prestador de serviços. Configurar o processamento de cartões ajuda você a receber pagamentos mais rapidamente, reduz faturas em atraso e dá um ar profissional ao seu negócio. Seja você dono de uma empresa de paisagismo, serviço de ar-condicionado ou limpeza nos Estados Unidos, oferecer métodos de pagamento convenientes é essencial para manter seu fluxo de caixa estável.

Escolha um Processador de Pagamentos

Para aceitar cartões, você precisa de um processador de pagamentos. Esse é o serviço financeiro que gerencia a transação entre o banco do cliente e a conta bancária da sua empresa. Opções populares para pequenas empresas incluem processadores terceirizados, pois são fáceis de configurar e não exigem contratos de longo prazo. Ao comparar provedores, analise a estrutura de taxas, a velocidade dos repasses e se eles se integram às ferramentas que você já usa. Alguns processadores depositam os fundos no próximo dia útil, enquanto outros podem levar alguns dias. Certifique-se de ler as letras miúdas sobre valores mínimos mensais ou taxas ocultas.

Entenda as Taxas de Transação

Toda vez que você passa, insere ou digita um cartão de crédito, o processador cobra uma pequena comissão. Essas taxas geralmente consistem em um valor fixo mais uma porcentagem do total da transação.

• Pagamentos presenciais: Costumam ter taxas mais baixas porque o cartão físico está presente, o que reduz o risco de fraude.
• Pagamentos online ou digitados: Geralmente apresentam taxas mais altas, já que o cliente digita as informações do cartão em um formulário online ou você as insere manualmente.

Leia os termos de serviço com atenção. Alguns processadores cobram taxas mensais, taxas de estorno (chargeback) ou aluguel de equipamentos além dos custos por transação. Conhecer seus custos exatos ajuda você a precificar seus serviços com precisão.

Como Lidar com as Taxas de Processamento

Muitos prestadores de serviços se preocupam em perder dinheiro com as taxas do cartão de crédito. Você tem algumas opções para gerenciar esses custos sem prejudicar seus lucros.

• Aumente seus preços: O método mais simples é embutir o custo do processamento de cartões nos seus preços padrão. Se você aumentar todos os seus preços levemente, as taxas estarão cobertas, independentemente de como o cliente pagar.
• Ofereça um desconto para pagamento em dinheiro: Você pode definir seu preço padrão para incluir a taxa do cartão, mas oferecer um desconto aos clientes que pagarem em dinheiro ou cheque.
• Adicione uma sobretaxa (surcharge): Uma sobretaxa adiciona uma porcentagem específica à fatura quando um cliente escolhe pagar com cartão de crédito. No entanto, as regras sobre sobretaxas variam de acordo com o estado americano, e alguns estados as proíbem estritamente. Sempre consulte um contador ou a autoridade local do seu estado antes de aplicar sobretaxas a qualquer fatura.

Leitores de Cartão Móveis vs. Pagamentos Online

Empresas de serviços operam no local da obra ou na casa do cliente, o que lhe dá duas maneiras principais de receber pagamentos com cartão.

• Leitores de cartão móveis: Você pode carregar um pequeno dispositivo que se conecta ao seu smartphone ou tablet via Bluetooth. Quando terminar um serviço, você entrega o dispositivo ao cliente para que ele aproxime ou insira o cartão. Isso é ideal para serviços rápidos e pontuais onde você está frente a frente com o cliente.
• Pagamentos online: Você pode enviar por e-mail uma fatura digital que inclui um link de pagamento seguro. O cliente clica no link e insere os dados do cartão no próprio dispositivo. Isso funciona muito bem para projetos maiores, onde o cliente pode não estar em casa quando você terminar, ou quando você exige um depósito antes de iniciar o trabalho.

Segurança e Conformidade

Ao aceitar cartões de crédito, você está lidando com informações financeiras confidenciais. É sua responsabilidade manter esses dados seguros. A conformidade com o setor de cartões de pagamento é um conjunto de padrões de segurança criados para garantir que todas as empresas mantenham um ambiente seguro.

Felizmente, a maioria dos processadores de pagamento modernos cuida da parte difícil para você. Se você usar um processador confiável ou um software de faturamento online, eles criptografam os dados e os armazenam com segurança. Nunca anote o número do cartão de um cliente em um pedaço de papel nem o armazene em um arquivo digital sem criptografia. Sempre use ferramentas seguras para solicitar e processar pagamentos.

Integrando Pagamentos ao seu Fluxo de Trabalho

Gerenciar uma empresa de serviços exige o acompanhamento de vários clientes, ordens de serviço e pagamentos. Se o seu processador de pagamentos for separado do seu sistema de faturamento, você gastará tempo extra registrando manualmente quais faturas foram pagas e quais ainda estão pendentes.

Integrar o processamento de cartões com seu software de faturamento automatiza essa tarefa. Quando um cliente paga online, o software marca instantaneamente a fatura como paga. Isso elimina erros de digitação e oferece uma visão precisa do seu fluxo de caixa. Também permite rastrear despesas, recibos e fornecedores facilmente no mesmo lugar onde você gerencia sua receita.

Uma boa configuração de pagamentos anda de mãos dadas com uma boa gestão de clientes. Ter um sistema único onde você pode agendar trabalhos de campo, designar um técnico, anexar fotos e instruções, e então enviar imediatamente uma fatura com um link de pagamento simplifica toda a sua operação. Se você administra mais de uma empresa, lidar com processadores de pagamento e contas bancárias separadas pode ser complicado. Procure ferramentas que permitam gerenciar várias empresas a partir de um único painel.

O BillingHub360 é um software baseado na web para empresas de serviços que gera faturas profissionais em PDF, rastreia pagamentos e despesas, incluindo despesas faturáveis. Uma única conta pode gerenciar várias empresas a partir de um único painel, ajudando você a manter os clientes organizados com contatos e detalhes de faturamento.

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