Cómo Aceptar Tarjetas de Crédito en Pequeñas Empresas

Los clientes esperan pagar con tarjeta de crédito cuando contratan a un contratista o empresa de servicios. Configurar el procesamiento de tarjetas le ayuda a cobrar los pagos más rápido, reduce las facturas sin pagar y hace que su negocio luzca profesional. Ya sea que dirija una empresa de jardinería, un servicio de aire acondicionado o un negocio de limpieza en los Estados Unidos, ofrecer métodos de pago convenientes es esencial para mantener un flujo de caja constante.

Elija un Procesador de Pagos

Para aceptar tarjetas, necesita un procesador de pagos. Este es el servicio financiero que maneja la transacción entre el banco del cliente y la cuenta bancaria de su negocio. Las opciones populares para pequeñas empresas incluyen procesadores de terceros porque son fáciles de configurar sin contratos a largo plazo. Al comparar proveedores, observe su estructura de tarifas, la velocidad de los depósitos y si se integran con las herramientas que ya utiliza. Algunos procesadores depositan los fondos al siguiente día hábil, mientras que otros pueden tardar unos días. Asegúrese de leer la letra pequeña con respecto a los mínimos mensuales o las tarifas de cuenta ocultas.

Entienda las Tarifas de Transacción

Cada vez que desliza, inserta o ingresa una tarjeta de crédito, el procesador se queda con una pequeña parte. Estas tarifas generalmente consisten en una tarifa fija más un porcentaje del total de la transacción.

• Pagos en persona: Usualmente tienen tarifas más bajas porque la tarjeta física está presente, lo que reduce el riesgo de fraude.
• Pagos en línea o manuales: Generalmente conllevan tarifas más altas, ya que el cliente ingresa la información de su tarjeta en un formulario en línea o usted la escribe manualmente.

Lea los términos de servicio cuidadosamente. Algunos procesadores cobran tarifas mensuales, tarifas por contracargos o tarifas de alquiler de equipos además de los costos de transacción. Conocer sus costos exactos le ayuda a fijar el precio de sus servicios con precisión.

Cómo Manejar las Tarifas de Procesamiento

Muchos contratistas se preocupan por perder dinero debido a las tarifas de las tarjetas de crédito. Tiene algunas opciones para administrar estos costos sin afectar sus ganancias.

• Aumente sus precios: El método más simple es incorporar el costo del procesamiento de tarjetas en sus tarifas estándar. Si aumenta todos sus precios ligeramente, las tarifas estarán cubiertas independientemente de cómo pague el cliente.
• Ofrezca un descuento por pago en efectivo: Puede establecer su precio estándar para incluir la tarifa de la tarjeta, pero ofrecer un descuento a los clientes que paguen en efectivo o con cheque.
• Agregue un recargo: Un recargo agrega un porcentaje específico a la factura cuando un cliente elige pagar con tarjeta de crédito. Sin embargo, las reglas de recargo varían según el estado, y algunos estados los prohíben estrictamente. Siempre consulte con un contador o con la autoridad local de su estado antes de aplicar recargos a cualquier factura.

Lectores de Tarjetas Móviles vs. Pagos en Línea

Las empresas de servicios operan en el campo, lo que le brinda dos formas principales de cobrar pagos con tarjeta.

• Lectores de tarjetas móviles: Puede llevar un pequeño dispositivo que se conecta a su teléfono inteligente o tableta a través de Bluetooth. Cuando termina un trabajo, le entrega el dispositivo al cliente para que toque o inserte su tarjeta. Esto es ideal para trabajos rápidos de una sola vez donde está cara a cara con el cliente.
• Pagos en línea: Puede enviar por correo electrónico una factura digital que incluya un enlace de pago seguro. El cliente hace clic en el enlace e ingresa los detalles de su tarjeta en su propio dispositivo. Esto funciona bien para proyectos más grandes donde el cliente podría no estar en casa cuando usted termine, o cuando requiera un depósito antes de comenzar el trabajo o enviar un estimado.

Seguridad y Cumplimiento

Cuando acepta tarjetas de crédito, está manejando información financiera confidencial. Es su responsabilidad mantener estos datos seguros. El cumplimiento de la Industria de Tarjetas de Pago es un conjunto de estándares de seguridad diseñados para garantizar que todas las empresas mantengan un entorno seguro.

Afortunadamente, la mayoría de los procesadores de pago modernos manejan el trabajo pesado por usted. Si utiliza un procesador confiable o un software de facturación en línea, ellos cifran los datos y los almacenan de forma segura. Nunca debe anotar el número de tarjeta de un cliente en un papel ni almacenarlo en un archivo digital sin cifrar. Siempre use herramientas seguras para solicitar y procesar pagos.

Integración de Pagos con su Flujo de Trabajo

Administrar un negocio de servicios requiere realizar un seguimiento de múltiples clientes, trabajos de campo y pagos. Si su procesador de pagos está separado de su sistema de facturación, pasará tiempo adicional registrando manualmente qué facturas están pagadas y cuáles aún están pendientes.

Integrar su procesamiento de tarjetas con su software de facturación automatiza esta tarea. Cuando un cliente paga en línea, el software marca instantáneamente la factura como pagada. Esto elimina errores de entrada de datos y le brinda una visión precisa de su flujo de caja. También le permite rastrear gastos, recibos y proveedores fácilmente en el mismo lugar donde administra sus ingresos.

Una buena configuración de pagos va de la mano con una buena gestión de clientes. Tener un solo sistema donde pueda programar trabajos de campo, asignar un técnico, adjuntar fotos e instrucciones, y luego enviar inmediatamente una factura con un enlace de pago optimiza toda su operación. Si administra más de una empresa, manejar procesadores de pago y cuentas bancarias separadas puede complicarse. Busque herramientas que le permitan administrar varias empresas desde un solo panel.

BillingHub360 es un software basado en la web para empresas de servicios, disponible en inglés, español y portugués, que genera facturas profesionales en PDF, rastrea pagos y crea estimados que los clientes pueden aprobar en línea. Mantiene a los clientes organizados con contactos, detalles de facturación y notas.

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